يُعتبر تنظيم وتدبير الأعمال على نحو صحيح عامل بالغ الأهمية لأنه من أنجع الطرق لتفادي تكرار الأعمال الموكلة للموظفين، دورٌ كبير في إحداث التطورات كونه يطرح إطار معروفة أركانه بدقة، فطبيعة التنظيم تتحدد من خلال تفنيد عدة أنشطة على عدة اشخاص بالوقت الزمني يتم إنجازها لضمان سير العمل على أتم وجه.

وإذا نظرنا لطبيعة الأعمال نجد أنه لا يوجد قاعدة ثابتة لترتيب الملفات حيث تختلف باختلاف نوعية النشاط وحجم المنشأة، ولكن من الأفضل أن تكون مرتبة ومنظمة بشكل يساعد على الوصول الى البيانات بصورة أسرع، ولاسيما في الأعمال المحاسبية فالأنظمة الجيدة هي التي تتيح لك أرقام تسلسلية مستقلة لكل نوع من أنواع القيود المحاسبية وقد لا تتوفر هذه الميزة في بعض البرامج أي أن النظام المحاسبي هو المحدد لأسلوب الأرشفة، فالبرنامج الجيد هو الذي يقسم السندات المالية إلى سند صرف نقدي، سند صرف شيك، سند قبض نقدي، سند قبض شيك، قيد يومية (أو قيد تسوية)، فاتورة مبيعات، فاتورة مشتريات، سند توريد مخزني، سند صرف مخزني لكل من هذه السندات تسلسل مستقل وبالتالي ملف مستقل

من الضروري لتحقيق عائد فعّال و مضاعف ترتيب أوراق العمل وتحديد الأهداف العامه الرئيسيه والفرعيه، ووضع خطه عمل لتحقيق هذه الأهداف،  وخطوات تنفيذ خطه العمل التي تحقق هذه الأهداف، وترتيب أولويات البدء في تنفيذ هذه الخطوات، وتوزيع المهام علي فريق العمل طبقاً لما يتناسب مع امكانات وقُدرات كل فرد من فريق العمل حتي يتم كل منهم مهامه بالشكل والمضمون المطلوب، ومتابعه مستوى أداء فريق العمل وقياس فعالية النتائج المرجوة.